Beroepenclip

Als secretaresse ben je een belangrijk onderdeel van een organisatie of afdeling. Je geeft secretariële ondersteuning aan het hoofd van een bepaalde afdeling en de medewerkers daarvan.Je krijgt van je werkgever een takenpakket toegewezen met de werkzaamheden die jij voor je rekening moet nemen. Deze werkzaamheden voer je geheel zelfstandig uit.

Voor elke organisatie is het secretariaat een heel belangrijk onderdeel. Veel contacten met klanten en andere externe groepen verlopen via deze afdeling. Daarnaast is het secretariaat ook gedeeltelijk verantwoordelijk voor het ordenen van veel papierwerk binnen het bedrijf. De medewerkers van een secretariaat zijn onmisbaar voor een grote organisatie. Kies je dus voor een beroep in deze branche? Dan zijn je kansen op de arbeidsmarkt groot.

Als secretaresse houd je de agenda van jouw baas of de hele afdeling bij. Belt er iemand om een afspraak te maken? Dan plan jij deze in. Je kijkt of je baas op dat moment nog geen afspraken heeft en je noteert hoe lang het gesprek ongeveer gaat duren. Ook beantwoord je vaak de telefoon en verbind je deze door met de betreffende persoon.
Als er een vergadering plaatsvindt, zul je hier in sommige gevallen bij aanwezig moeten zijn. Je notuleert dan de belangrijkste punten die besproken worden. Dit verwerk je later in een document dat je vervolgens weer doorstuurt naar alle aanwezigen. Ook de ingekomen post sorteer je en geef je aan de persoon waarvoor het bestemd is.

In opdracht van jouw baas kan het voorkomen dat je brieven, rapporten of verslagen moet schrijven. Dit kun je geheel zelfstandig uitvoeren. Als je klaar bent, leg je de documenten aan jouw baas voor om ze te laten ondertekenen. Als je bij de ingang van het gebouw of kantoor werkt, ontvang je op een gastvrije en vriendelijke manier de bezoekers. Nadat je doorgegeven hebt dat het bezoek gearriveerd is, bied je de persoon een kopje koffie aan.
Enkele andere dagelijks voorkomende werkzaamheden zijn; het bijhouden van een adressenbestand, kopiëren en het versturen van post.

Als secretaresse heb je meestal een vaste werkplek in het bedrijf waar je voor werkt. Het kan voorkomen dat je moet overwerken als het druk is. Je moet in het bezit zijn van goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden. Daarnaast kun je heel zorgvuldig te werk gaan.

Spreken de werkzaamheden je aan en heb je de juiste eigenschappen? Dan is het beroep secretaresse misschien wel iets voor jou!